Basic Lean Training Manufacturing

Sedikit mengenang masa lalu

Pagi ini saya akan menuliskan pengalaman saya mengikuti training yang sangat berkesan bagi saya.  Saya mengikuti training ini tahun 2009, 12 tahun lalu. Training Basic Lean Manufacturing ini merupkan training pertama saya sejak menjadi pegawai. Sewaktu saya bekerja di PT Shyang Yao Fung Indonesia. Awalnya posisi saya disana adalah sebagai HSE Officer, kemudian diminta menjadi Assisstant to Factory Manager, Asistenin Mr Tony Lin. Naah saat jadi asisten inilah saya berkesempatan mengikuti training keren ini, selama 2 minggu full. Trainernya saat itu Mrs. Gisella Brachert, dari CI Adidas SEA (Continuous Improvement Adidas South East Asia), dan asistennya saat itu CI Adidas Indonesia, Mr. Agustino Go.

kami lulusss... !!!

Berhubung trainingnya ini terjadi tahun 2009, dan saya menuliskan tahun 2022, bisa jadi contoh-contoh project yang akan saya tampilkan nanti sudah tidak sesuai, atau ada yang lebih mantap lagi projectnya. Saya menuliskan ini pada akhirnya, karena beberapa bulan ini ada kontak lagi dengan teman-teman di SYF yang sekarang pabriknya pindah ke Brebes, dan kakak saya masuk minggu kedua kembali bekerja di sana lagi. Pembicaraan mengenai SYF ini memutar kembali kenangan saya akan training yang sangat berkesan bagi saya. Saya rinduu sekali mengikuti project-project seperti ini, melakukan sesuatu yang baru, improvement, mikir, tidak hanya mengerjakan apa yang disuruh atasan saja. Bismillah ya,, sabaar...

​Oke lanjut ke topik kita kali ini:

---

Konsep Dasar Lean Manufacturing 

Lean manufacturing (Toyota production system) pada intinya merupakan  suatu  sistem  produksi  yang  bertujuan  untuk  mengeliminasi  pemborosan (waste)  disemua  aspek  produksi,  mulai  dari  aliran  bahan  baku  dari  supplier  sampai dengan  aliran  produk  akhir  ke  konsumen,  melalui  metode  continuous  improvement sehingga  dapat  meningkatkan  output  dan  produktifitas.  Pemborosan  dapat  dikurangi dengan  melakukan produksi pada  jumlah  yang tepat, pada waktu yang tepat (konsep just-in-time). Continuous improvement merupakan tindakan perbaikan secara bertahap dan dilakukan teris-menerus. ​

---

Thes history of Lean Manufacturing 

Definition of LEAN:
Taiichi Ohno, Founder of TPS, 1998
"All we are doing is looking at the time line from the moment customer gives us an order, to the point when we collect the cash. And we are reducing that time line by removing the non value added wastes" 

James Womack & Daniel Jones, 1996
"Lean manufacturing is a five steps process: defining customer value,  defining the value stream, making "it" flow, pulling from customer back, and striving for excellence"

Toyota Lessons​

• Pada 1930-an, Eiji Totoda pergi ke AS untuk mempelajari sistem produksi massal di pabrik Ford dan GM. Mereka belajar mengenai cara penggunaan sistem konveyor, alat mesin presisi, dll.
• Pada 1950-an, dia dan timnya mengunjungi pabrik Ford lagi dan menemukan bahwa banyak limbah dalam waktu dan bahan yang dihasilkan dari sistem (pekerjaan dalam proses skala besar dan kelebihan produksi pada proses batch skala besar yang mendorong ke tahap berikutnya)

Toyota discoveries

• Fokus pada menghilangkan waktu dan bahan yang terbuang dari setiap langkah proses produksi
• Ketika Anda meemperpendek lead time dan fokus pada menjaga produksi agar fleksibel, Anda benar-benar mendapatkan kualitas yang lebih tinggi, respon pelanggan yang lebih baik, produktivitas yang lebih baik dan pemanfaatan peralatan dan ruang yang lebih baik.

14 Prinsip Toyota Production System

1. Apply a long term philosophy [Menerapkan filosofi jangka panjang]
2. Create continuous flow [Membuat aliran proses yang berkelanjutan]
3. Use pull and avoid overproduction [menggunakan metode tarik dan menghindari kelebihan produksi ]
4. Heijunka
5. Build the right culture [Membangun budaya yang tepat]
6. Standardize tasks [Standarisasi tugas]
7. Use visual control [Menggunakan kontrol visual]
8. Use only tested technology [Menggunakan teknologi yang teruji]
9. Grow leaders who live the philosophy [Tumbuhkan pemimpin yang menjalankan filosofi TPS]
10. Develop people and teams [Mengembangkan sumber daya dan tim]
11. Respect your outside forces [Menghormati kekuatan di luar Anda]
12. Observe and reflect [Mengamati dan merefleksikan]
13. Decide slowly, implement fast [Memutuskan perlahan, menerapkan dengan cepat]
14. Practice reflection all the time [Refleksikan di sepanjang waktu ]

---

The 3 M's of Lean

Lean manufacturing merupakan metode Jepang yang berfokus pada 3M, yaitu: (1) Muda (waste); (2) Mura (inconsistency); dan (3) Muri (unreasonableness)

Muda (waste)
Salah satu cara yang dilakukan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi adalah dengan menghilangkan pemborosan (waste). Pemborosan dalam bahasa jepang adalah Muda,  merupakan  segala  sesuatu  baik  material,  mesin,  perlengkapan  dan  peralatan, sumber  daya  manusia,  modal  informasi,  proses,  managerial  yang  tidak  memberikan nilai tambah (non value added) pada produk atau hasil kerja (Womack & Jones, 1996). 

type of waste

Muda dapat dikategorikan sebagai berikut: 

1. Motion
2. Waiting 
   
3. Conveyance
   
4. Correction 
   
5. Over processing 
   
6. Over production 
   
7. Inventory
   
8. Knowledge disconnection
   

1. Motion - Gerakan yang tidak perlu. Setiap  gerakan  yang  dilakukan  oleh  karyawan  selama  melakukan  pekerjaan mereka yang bukan gerakan yang memberi nilai tambah pada komponen, seperti mencari,  meraih,  menumpuk  komponen,  alat,  berjalan  juga  merupakan pemborosan dan lain-lain. [Motion affects to Quality, Productivity dan Safety.]
2. Waiting - Waktu menunggu. Para pekerja hanya mengamati mesin otomatis yang sedang berjalan menunggu antrian pada proses selanjutnya atau menganggur saja karena kehabisan material, dan menunggu mesin rusak, keterlambatan proses.  [Waiting increases lead time]
3. Conveyance - Transportasi  atau  pengangkutan  yang  tidak  perlu  (Excessive  Transportation). Memindahkan barang, material, komponen, atau barang jadi ke dalam atau keluar gudang  penyimpanan  atau  dari  satu  proses  ke  proses  lain.  Hal  ini  menciptakan angkutan yang tidak efisien karena jarak yang jauh [Conveyance is often necessary but it must be minimized]
4. Correction - Produk  cacat  (Deffect).  Produksi  komponen  yang  cacat  atau  yang  memberikan perbaikan.  Perbaikan  atau  pengerjaan  ulang,  barang  rongsokan,  memproduksi barang penganti dan inspeksi berarti penangan, waktu dan upaya yang sia-sia. 
5. Over Processing - Proses yang tidak tepat (Innapropriate processing). Melakukan langkah yang tidak perlu untuk memproses komponen. Melaksanakan pemprosesan yang tidak efisien karena  alat  dan  rancangan  produk  yang  buruk  menyebabkan  gerakan  yang  tidak perlu  dan  menghasilkan  barang  cacat.  pemborosan  juga  terjadi  ketika  membuat produk yang memiliki kualitas yang lebih tinggi daripada yang diperlukan. ​
6. ​Inventory - ​Persediaan  berlebih  (Unnecessary  Inventory).  Bahan  baku,  barang  dalam  proses atau  barang  jadi  yang  berlebih  menyebabkan  lead  time  yang  panjang,  barang kadaluwarsa, barang rusak, peningkatan biaya transportasi dan penyimpanan, dan keterlambatan.  Persediaan  berlebih  juga  menyembunyikan  masalah ketidakseimbangan  produksi,  keterlambatan  pengiriman  dari  pemasok,  produk cacat, waktu turun mesin peralatan dan waktu setup yang lebih lama. 
7. Over  production - Produksi  berlebihan.  Memproduksi  sesuatu  barang  lebih  awal atau dalam jumlah yang besar daripada yang dibutuhkan oleh pelanggan. Hal ini menyebabkan pemborosan lain seperti biaya berlebih tenaga kerja, penyimpanan, dan transportasi. 
8. Knowledge disconnection - terjadi apabila tidak terdapat konektivitas antara pemasok dan supplier 

Mura (Inconsistency)
​is a problem that increases the variability of manufacturing. Mura is evidences in all manufacturing activities ranging from processing to material handling to engineering  to management.

Inconsistency. Source: Chapter 18. Lean Manufacturing; google.com

Henry Ford on standards (or against inconsistency) :
"To standardize a method is to choose out of the many methods the best one, and use it. Standardization means nothing unless it means standardizing upwards.
Today's standardization, instead of being a barricade against improvement, is the necessary foundation on which tomorrow's improvement will be bases.
if you think of "standardization" as the best that you know today, but which is to be improved tomorrow - you gfet somewhere. But if you think of standards as confining, the progress stops."
​
[Today and tomorrow, Henry Fords, 1926]

Muri (Unreasonableness)
Muri berlaku untuk berbagai kegiatan manufaktur dan manajemen. Tidak masuk akal untuk menyalahkan dibandingkan memitigasi masalah -- do what is reasonable. Don't be emotional!

Paradigma baru: Non-Blaming Culture
Managemen menciptkan budaya dimana: 

• Masalah (Problems) dianggap sebagai peluang (opportunities)
• Tidak apa-apa membuat kesalahan
• Masalah ditampilkan karena meningkatnya rasa percaya (trust)
• Orang (people) bukanlah masalah- mereka adalah  yang menyelesaikan masalah (problem solvers)
• Penekanan pada penemuan masalah, daripada mencari "siapa yang melakukan"

Blaming culture. Source: Google.com

---

 Cara melihat waste 

1. We must create continuous flow to enable pull production [Ciptakan aliran yang berkelanjutan untuk memungkinkan produksi tarik ]
2. Create stability so that impediments to flow are apparent [Ciptakan stabilitas sehingga hambatan pada aliran terlihat]
3. Use Visual management so that the out of standard condition is visible [menggunakan manajemen Visual sehingga apabil terdapat kondisi yang di luar standar terlihat]
4. Involve tam members in all these activities to insure continuous improvement. create "Kaizen mind" [Libatkan anggota tim dalam semua kegiatan untuk memastikan perbaikan berkelanjutan. ciptakan pola "pikir Kaizen"

Value Stream Mapping (VSM)

Langkah pertama yang sangat berguna dalam memulai Lean adalah pemetaan proses menggunakan peta proses, kemudian menilai jumlah pemborosan dalam sistem menggunakan Value Stream Map (VSM)

Future state map

Value Stream Mapping (VSM) adalah  visualisasi  yang  menggambarkan  semua  langkah, perkerjaan  atau  aktivitas  didalam  proses  dan  mendokumentasikan  langkah-langkah dari  mulai  awal  proses  sampai  akhir  proses  (George,  2002). 
Pemetaan dilakukan untuk  mengidentifikasikan  kondisi  terkini  dari  proses; untuk mendapatkan  langkah-langkah  yang  mempunyai  nilai  (VA=Value added) dan  tidak  mempunyai  nilai tambah (NVA=Non value added).  Sebuah  langkah  yang  mempunyai  nilai  tambah  adalah  karena  salah  satunya berdampak  langsung  terhadap  persepsi  pelanggan  terhadap  produk  tersebut  menurut George dalam Fawaz (2003). 

Tujuan pemetaan  ini adalah untuk mengidentifikasi seluruh  jenis pemborosan di sepanjang value stream dan untuk mengambil langkah dalam upaya mengeliminasi pemborosan  tersebut. 
Mengambil  langkah  ditinjau  dari  segi  value  stream  berarti ​bekerja  dalam  satu  lingkup  gambar  besar  (bukan  proses-proses  individual),  dan memperbaiki  keseluruhan  aliran  dan  bukan  hanya  mengoptimalkan  aliran  secara sepotong-sepotong.
​Hal ini memunculkan suatu bahasa yang umum digunakan dalam proses  produksi,  dengan  demikian  akan  mampu  memfasilitasi  keputusan  yang  lebih matang dalam memperbaiki value stream. 

---

Creating stability

• Stabilitas dimulai dengan Visual Management dan 6S.
• Stabilitas didapatkan dengan keterlibatan dari 4M.
• 6S menjadi landasan penopang dari standarisasi pekerjaan, TPM (Total Production Maintenance) dan JIT (Just In Time).

Standards in the Lean System

• Landasan dari proses produksi atau pelaksanaan proyek adalah Prosedur Standar Operasi (SOP = Standard Operational Procedure) yang memuat Apa yang seharusnya terjadi pada proses produksi terkait.
• Landasan dari Excellence (keunggulan) adalah kepatuhan terhadap standar ​

Creating a Visual Workplace

• Sebuah visual workplace harus dapat menjelaskan sendiri; memesan sendiri; dan meningkatkan diri.
• Situasi di luar standar harus  dapat segera terlihat dan karyawan harus diberdayakan untuk dapat segera memperbaikinya dengan mudah.

---

Continous Improvement "Kaizen mind"

Pada penerapannya, lean manufacturing biasanya menggunakan metode 5 S dari Jepang, yaitu

1. Seiri (Sort, necessary item, memilah)
2. Seiton (Set in order, efficient placement, semua pada tempatnya)
3. Seiso (Shine, cleanliness, kebersihan)
4. Seiketsu (Standardize, continous improvement, ada standarisari)
5. Shitsuke (Sustain, discipline, disiplin)
6. Safety

Berikut contoh pelaksanaan 6S's project pada saat pelatihan kami. 

Seiri - Sort

“when in doubt through it out”
​​Identifikasi barang-barang apa saja yang diperlukan dan tidak diperlukan​

• Tetapkan apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan produksi
  
• Singkirkan semua barang yang tidak dibutuhkan dari tempat kerja
• Alat kunci: gunakan Red Tagging dengan menginformasikan setidaknya mengenai:  Klasifikasi barang; ID barang dan jumlahnya; Alasan untuk red tagging; Area kerja dan tanggal

kaizen project: sort

Red tagging merupakan suatu cara yang dapat dilakukan untuk mengidentifikasi barang yang tidak diperlukan atau berada pada tempat yang salah. Yaitu dilakukan dengan cara: Menetapkan aturan; identifikasi yang tidak diperlukan, atau salah penempatan; pasang red tags; pindahkan barang tersebut ke holding area; masalah safety pada barang yang di red tag; buang barang yang benar-benar tidak digunakan 

Seiton - Set in order

• Atur apa yang tersisa untuk meminimalkan gerakan yang sia-sia.
• Gambarlah untuk menskalakan status tata letak fisik saat ini pada Peta Status Saat Ini.
• Standar set in order: Seperti apa seharusnya papan nama itu; di mana harus ditempatkan; Apa arti warna yang berbeda?; Dimana orang bisa berjalan; Daerah berbahaya; Pakaian pelindung apa yang dibutuhkan?;  Seperti apa seharusnya; tanda peralatan dan jejaknya

---

Seiso - Shine

• Bersihkan semuanya
• Hilangkan semua sumber kontaminasi
• Temukan cara untuk menjaga tempat kerja tetap bersih
• Mengadopsi pembersihan sebagai bentuk inspeksi J
• adikan kebersihan sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari

Seiketsu - Standardize

Standar adalah gambar jelas mengenai suatu kondisi yang diinginkan. Standar membuat ketidaknormalan menjadi terlihat jelas sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan. Standar yang baik itu mudah dimengerti, jelas dan visual. 

• Buat aturan di mana 3 S pertama akan diterapkan dan dipelihara:
• Standarisasi prosedur label merah
• Standarisasi aturan untuk area penyimpanan label merah
• Standarisasi lokasi, jumlah, dan posisi semua item
• Standarisasi jadwal pembersihan/pemeliharaan dan SOP

Shitsuke - Sustain

• Tetap berpegang pada S.O.P.:
  
• Jadikan prosedur yang benar sebagai kebiasaan
  
• Latih semua staf kantor dan pabrik dengan benar
  
• Dapatkan kesepakatan bersama dari staf kantor dan pabrik tentang perubahan dan kebiasaan kerja
  
• Mencapai ketertiban di tempat kerja
  
• Mnjalankannya dengan persetujuan S.O.P.

Safety

• Tidak ada perubahan yang harus dilakukan yang akan membahayakan keselamatan.
  
• Semua kegiatan Kaizen harus sesuai dengan pedoman.
  
• Setiap pekerja harus diberdayakan untuk menghentikan proses jika ada risiko keselamatan.
  
• Pekerja harus dilatih tentang bahaya Keselamatan dan Kebakaran.

---

Value Added (VA) and Non Value Added (NVA) 

VA merupakan apa yang pelanggan kita akan bayar, yaitu kegiatan yang merubah bahan mentah hingga menjadi barang jadi, atau dapat juga informasi untuk memenuhi keinginan pelanggan. Sedangkan NVA adalah kegiatan yang tergolong muda atau waste yang tidak akan dibayar oleh pelanggan.  Kegiatan ini memakan waktu, area atau material yang tidak menambah nilai bagi pelanggan.

---

​Tidak terasa yang sudah saya draft ini hanya mencakup sebagian kecil dari materi training pada hari pertama saja.. belum sampai hari ke -5.
​Jauh dari kata cukup untuk bisa mewakili Lean Manufacturing, tapi okelaah.. bisa dikonfirmasi langsung 

---

Referensi:

1. Eric W Dicson, et.al. Application of Lean Manufacturing Techniques In The Emergency Department. The Journal of Emergency Medicine, Vol. xx, No. x, pp. xxx, 2008.doi:10.1016/j.jemermed.2007.11.108
2. Ma Ga (mark) Yang, Paul Hong, Sachin B, Modi. Impact of lean manufacturing and environmental management on business performance: An empirical study of manufacturing firms. Int. j. Production economics 129 (2011) 251-261. Published by Elsevier B.V. doi:10.1016/j.ijpe.2010.10.017
3. Farah WH, Putu DK, Hari S. Penerapan Lean manufacturing untuk mereduksi waste di PT ARISU. Jurnal Teknik ITS Vol. 1, No.1 (Sept. 2012) ISSN: 2301-9271
4. Avissa B, Rispianda GPL. Usulan Perbaikan Sistem Produksi Untuk Mengurangi Pemborosan Pada Lantai Produksi dengan Pendekatan Konsep Lean Manufacturing (Studi Kasus di PT C59). Reka Integra - ISSN 2338 5081, Jurnal online Institut Teknologi Nasional.
5. Materi Training Basic Lean Manufacturing PT Shyang Yao Fung.

---