Upskilling HSSE officer: Part 2 - Safety Inspection audit

Dari semua bagian part QHSE [Quality; Health; Safety; Environment], saya paling suka bagian audit, inspeksi, dan kelengkapannya. Saya bisa dibilang tidak begitu nyaman dengan bagian QHSE yang seperti campaign; a.k.a kecenderungan untuk berbicara didepan orang banyak. Saya lebih suka bertanya, mendengarkan, dan manuliskan.

Audit merupakan proses yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti objektif dan mengevaluasi bukti tersebut secara objektif guna menentukan tingkat pemenuhan kriteria audit (ISO 19011:2018).  Tujuan audit adalah untuk menilai suatu sistem, apakah: 

1. Diterapkan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan
2. Berjalan dengan efektif
3. Terdapat peluang untuk ditingkatkan lebih lanjut

---

Panduan audit sistem manajemen

Prinsip Audit

1. Dapat dipercaya: punya integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian
2. Penyajian obyektif (FAIR): Kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat
3. ​Proffesional: Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit 
4. Independen: Dasar untuk ketidakberpihakkan audi dan objektivitas kesimpulan audit 
5. Rasional: diperlukan untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan terjaga konsistensinya melalui proses audit yang sistematis
6. Dapat Diverifikasi: Pengambilan sampel yang sesuai sangat terkait dengan kepercayaan terhadap kesimpulan audit 
7. Pendekatan berbasis risiko: pada perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan audit 

Pengaturan Program Audit

1. Menentukan, mengevaluasi risiko & peluang program audit
2. Sasaran audit
3. Jenis-jenis Audit 
4. Fungsi-fungsi organisasi​
5. Perencanaan program audit 
6. Persiapan Audit 

Pelaksanaan Audit

1. ​Melakukan opening meeting 
2. Melakukan audit 
3. Melakukan laporan audit
4. Melakukan closing meeting 

---

Metode Audit

Pengecekan dokumen -Dekstop review

1. memeriksa bukti penerapan sistem 
2. menjadi peneliti yang baik 
3. tentukan poin-poin yang perlu diperiksa
4. jangan puas hanya dengan ditunjukkan keberadaan dokumen, periksa kelengkapan dan isinya 
5. lakukan pemeriksaan dengan cara sampling 
6. hindari Nit picking (mencari hal yang sepele)
7. hindari berdebat dengan auditee tentang suatu ketidaksesuaian, untuk menghindarinya periksa sampel berikutnya

Wawancara

1. meminta auditee menjelaskan penerapan sistem 
2. menjadi pendengar yang baik 
3. tentukan informasi yang ingin didapatkan 
4. pilih kata yang sesuai dan mudah dimengerti
5. pergunakan penekanan nada suara dan bahasa untuk memperjelas maksud
6. perhatikan saat auditee berbicara
7. catat informasi yang perlu dan penting 
8. jangan melakukan interupsi jika tidak terpaksa
9. buat kesimpulan informasi yang didapa serta lakukan konfrmasi kepada auditee

Pengamatan lapangan - site visit

1. Mengamati penerapan sistem
2. menjadi pengamat yang baik 
3. ​Tentukan informasi yang ingin dibuktikan penerapannya 
4. jangan terbawa oleh arahan auditee
5. Hindari interupsi atas kegiatan yang sedang berlangsung, minta izin apabila ingin mendapatkan keterangan dari pihak pelaksana kegiatan 
6. perhatian pelaksanaan kegiatan dengan seksama
7. catat kegiatan (jenis, lokasi, tanggal, dsb) yang tidak sesuai dengan dokumen kerjanya

Kompetensi Auditor

Auditor merupakan profesi yang membutuhkan:

1. Pendidikan
2. Pelatihan audit 
3. Pengalaman
4. Pengetahuan
5. Keterampilan
6. Kepribadian

---

Membuat laporan audit 

1. Tuliskan informasi audit dengan lengkap [lokasi, tanggal, auditee, dsb]
2. catat ketidaksesuaian dengan informasi yang lengkap, minimal memenuhi kaidah PLOR [Problem, Location, Objective & Reference]
3. Konfirmasikan seluruh temuan kepada auditee dan mintakan persetujuan (tandatangan)

---

Inspeksi HSSE

Inspeksi HSSE adalah proses identifikasi dan pencatatan bahaya HSSE secara komprehensif di lapangan/fasilitas bangunan melalui metode berjalan keliling area dan melakukan observasi/pengamatan detail secara visual untuk mencari kondisi ketidaksesuaian/dibawah standard pada lingkungan kerja.

Tujuan dilakukan inspeksi HSSE diantaranya adalah untuk:

1. Mengidentifikasi potensi masalah
2. Mengidentifikasi kecacatan pada peralatan 
3. Mengidentifikasi dampak dari perubahan 
4. Mengidentifikasi ketidakcukupan atas tindakan perbaikan 
5. Sebagai indikator kinerja 
6. Mendemonstrasikan komitmen pimpinan 

Manfaat dilakukannya inspeksi HSSE diantaranaya adalah: Mengetahui konsep inspeksi HSSE; dapat menjadwalkan inspeksi HSSE; Memahami kriteria inspeksi HSEE; memahami teknik inspeksi HSSE; serta dapat menyusun laporan inspeksi HSSE. 

---